Privacy beleid download hier onze PrivacybeleidChalcedoonzorg

VERSIE 1.0 JULI 2022

Inhoud

Inleiding ………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 Contactgegevens Chalcedoonzorg……………………………………………………………………………………… 3

1. Begripsbepalingen …………………………………………………………………………………………………………… 3

2. Toepassingsgebied…………………………………………………………………………………………………………… 4

3. Doel……………………………………………………………………………………………………………………………….. 4

4. Vertegenwoordiging ………………………………………………………………………………………………………… 4

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking ………………………………………………………………………… 5

6. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene………………………………………… 6

7. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden ………………………………………………………………….. 6

8. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens …………………………………………… 7

9. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens ………………….. 7

10. Bewaartermijn …………………………………………………………………………………………………………….. 8

11. Beveiliging…………………………………………………………………………………………………………………… 8

12. Datalekken ………………………………………………………………………………………………………………….. 9

13. Klachten /bezwaarmogelijkheden…………………………………………………………………………………. 10

14. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement ……………………………………………… 10

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 2 van 10

Inleiding

Contactgegevens Chalcedoonzorg Adres:

Postcode en Plaats: Telefoonnummer:
E-mail adres:
Directie:
Functionaris gegevensbescherming:

1. Begripsbepalingen

Veenhoopsweg 55
9422 AD Smilde
0592 412 772 inakoning@chalcedoonzorg.nl Mevrouw Ina Koning fg@chalcedoonzorg.nl

1. 1.1.  Persoonsgegevens: elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijke persoon.

2. 1.2.  Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van betrokkene, verzameld door een beroepsbeoefenaar in het kader van zijn beroepsuitoefening. Dit geldt ook voor beroepsbeoefenaars in opleiding.

3. 1.3.  Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

4. 1.4.  Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens.

5. 1.5.  Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

6. 1.6.  Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

7. 1.7.  Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, doel en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

8. 1.8.  Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

9. 1.9.  Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of zijn vertegenwoordiger.

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 3 van 10

10. 1.10.  Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

11. 1.11.  Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt (bijvoorbeeld bij een verwijzing).

12. 1.12.  Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt.

13. 1.13.  Het Autoriteit Persoonsgegevens: De Autoriteit dat door de landelijke overheid is ingesteld om er op toe te zien dat de verwerking van persoonsgegevens conform de wet geschiedt.

2. Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor gerechtvaardigde doeleinden die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het gaat zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens.

3. Doel

1. 3.1.  Het doel van dit reglement is om een praktische uitwerking te geven aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevens Beheer, verder te noemen AVG;

2. 3.2.  Dit reglement is van toepassing binnen Chalcedoonzorg en heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten en medewerkers.

4. Vertegenwoordiging

Mensen met een ziekte of handicap of kinderen onder een bepaalde leeftijd zijn mogelijk niet in staat zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen, in welk geval ruimte bestaat voor optreden door een vertegenwoordiger. De verantwoordelijke houdt zich bij de toepassing van de AVG aan de volgende aan de WGBO (Wet op de Geneeskundige behandelingsovereenkomst) ontleende regels:

1. 4.1.  Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, treden de ouders of voogd, die het ouderlijk gezag uitoefenen, in de plaats van de betrokkene;

2. 4.2.  Dit geldt eveneens voor de betrokkene die de leeftijd van 12 jaar tot 18 jaar heeft en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen;

3. 4.3.  Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van 12 tot 16 jaar valt en in staat is tot redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op;

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 4 van 10

4. 4.4.  Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen;

5. 4.5.  Indien de betrokkene ouder is dan 18 jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hieronder weergegeven, als vertegenwoordiger op:

6. 4.6.  De curator of mentor: indien betrokkene onder curatele staat of er ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld;

7. 4.7.  De persoonlijk gemachtigde: indien betrokkene een bepaalde persoon schriftelijk gemachtigd heeft;

8. 4.8.  Echtgenoot of levensgezel: indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt;

9. 4.9.  Een kind, broer of zus van betrokkene: indien de echtgenoot of levensgezel ontbreekt of niet wenst op te treden;

10. 4.10.  De persoon die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken;

11. 4.11.  Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger.

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

Teneinde de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en medewerkers te voorzien van een rechtmatige basis zal Chalcedoonzorg zich aan de volgende regels houden:

1. 5.1.  Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt (conform de AVG);

2. 5.2.  Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen (conform de AVG);

3. 5.3.  Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn (conform de AVG). Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen binnen het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de verzamelde gegevens dusdanig is dat het doel van de registratie daarmee wordt bewerkstelligd;

4. 5.4.  De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement;

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 5 van 10

5.5. De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens zich contractueel gebonden weet aan dit reglement.

6. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene

1. 6.1.  Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.

2. 6.2.  Chalcedoonzorg maakt uitsluitend gebruik van persoonsgegevens waar de betrokkene toestemming voor heeft gegeven.

3. 6.3.  De verantwoordelijke informeert elke betrokkene die ingeschreven staat over de wijze waarop Chalcedoonzorg met de persoonsgegevens omgaat. Voor uitwisseling van persoonsgegevens tussen medewerkers van Chalcedoonzorg is geen expliciete toestemming

van betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen betrokkene en Chalcedoonzorg.

6.4. De volgende gegevens worden vastgelegd door Chalcedoonzorg:

7. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

1. 7.1.  Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van persoonsgegevens aan personen buiten Chalcedoonzorg of aan andere instellingen is de toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te voldoen, volgt Chalcedoonzorg de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk voorschrift (lid 1) aan de vertegenwoordiger van de betrokkene of aan anderen die rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.

2. 7.2.  Chalcedoonzorg verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 6 van 10

8. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

1. 8.1.  De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens (recht op inzage);

2. 8.2.  De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt;

3. 8.3.  Recht op inzage kan worden geweigerd of beperkt als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt (bijvoorbeeld wanneer zich in het dossier ook persoonsgegevens van familieleden bevinden). Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Chalcedoonzorg.

9. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen

persoonsgegevens

1. 9.1.  Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd;

2. 9.2.  De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties moeten door Chalcedoonzorg worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste gegevens hebben ontvangen;

3. 9.3.  De betrokkene kan het verzoek om inzage, aanvulling, correctie of verwijdering indienen door een mail te sturen naar de functionaris gegevensbescherming, fg@chalcedoonzorg.nl.

4. 9.4.  De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk gemotiveerd;

5. 9.5.  Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden na honorering uitgevoerd.

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 7 van 10

10. Bewaartermijn

10.1. Chalcedoonzorg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

10.2. Bewaartermijn van persoonsgegevens:

Indiensttreding arbeidsovereenkomst

Cliënten administratie

Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden

Debiteuren- en crediteurenadministratie

11. Beveiliging

2 jaar

20 jaar

7 jaar

7 jaar

De AVG verplicht de verantwoordelijke technische- en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen.
De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:

1. 11.1.  Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling;

2. 11.2.  Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;

3. 11.3.  Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten;

4. 11.4.  Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk wachtwoord in te zien;

5. 11.5.  Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden;

6. 11.6.  Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
   In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te maken met het van kracht zijn van dit reglement.

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 8 van 10

12. Datalekken

Vanaf 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken van kracht. Deze meldplicht houdt in dat zorgorganisaties een datalek van persoonsgegevens verplicht moeten melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen Autoriteit Persoonsgegevens) en in sommige gevallen ook aan de betrokken personen.

Bij een datalek vallen gegevens (data) in handen van derden die daar geen toegang tot zouden mogen hebben. Wanneer er sprake is van een datalek maakt Chalcedoonzorg vervolgens een afweging of daarvan een melding gemaakt moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. 12.1.  Allereerst bekijkt Chalcedoonzorg of er sprake is van een datalek van persoonsgegevens. Wanneer het alleen om gegevens van de organisatie gaat hoeft er namelijk niet gemeld te worden. Bij persoonsgegevens moet er sprake zijn van een kans op nadelige gevolgen voor de bescherming van deze persoonsgegevens.

2. 12.2.  Chalcedoonzorg kijkt vervolgens om wat voor soort gegevens het gaat. Er moet een melding gemaakt worden als er sprake is van veel gegevens en/of er sprake is van gevoelige informatie. Bijvoorbeeld data over iemands geloof, financiële gegevens, medische gegevens, psychologische gegevens, wachtwoorden en gegevens die gebruikt kunnen worden voor identiteitsfraude (zoals biometrische gegevens, BSN-nummer). Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens wordt gedaan binnen 72 uur.

3. 12.3.  Chalcedoonzorg maakt een aparte afweging voor het melden aan de betrokken personen. Wanneer er melding gedaan wordt aan de betrokken personen, moet men ook altijd een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een melding aan de betrokken personen is nodig als er misbruik gemaakt kan worden van de gegevens. Bijvoorbeeld wanneer medische gegevens van een beroemd persoon gelekt zijn en deze mogelijk gepubliceerd zullen worden. De persoon kan zich hier dan goed op voorbereiden en eventueel maatregelen nemen. Chalcedoonzorg meldt dit dan ook zo snel mogelijk!

Maatregelen om datalekken binnen Chalcedoonzorg te voorkomen

•   Een goede beveiliging van gevoelige gegevens door versleuteling (encryptie). Daarmee wordt voorkomen dat er gegevens na een lek te herleiden zijn tot een persoon.

•   Voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verspreiden via de e-mail en/of Clouddiensten waar geen contract mee is afgesloten zoals Dropbox.

•   Medewerkers informeren die met persoonsgegevens omgaan over de meldplicht persoonsgegevens.

•   Chalcedoonzorg heeft afspraken over voorkomen datalek met andere organisaties waarmee wordt samengewerkt en persoonsgegevens worden uitgewisseld.

•   Chalcedoonzorg beschikt overeen draaiboek voor het moment dat zich een datalek voordoet.

•   Verantwoordelijke aangewezen voor het besluit over het melden en de melding zelf van een

  mogelijk datalek.

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 9 van 10

13. Klachten /bezwaarmogelijkheden

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

1. 13.1.  De verantwoordelijke;

2. 13.2.  De leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van Chalcedoonzorg van toepassing is;

3. 13.3.  De Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de AVG neergelegde beroepsmogelijkheden.

(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/informatie- en-meldpunt-privacy )

14. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

1. 14.1  Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;

2. 14.2  De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen;

3. 14.3  Dit reglement is van kracht per bestuursbesluit en bij de verantwoordelijke in te zien.

Juli 2022, Chalcedoonzorg Pagina 10 van 10